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浅析用友ERP-U8系统中销售提成业务的处理方法

来源:转载    发布时间:2019-2-12
摘 要] 目前用友ERP-U8系统主要帮助企业实现从核算到报表分析的全过程管理, 但对于一些特殊业务,ERP-U8系统中并没有专门的核算系统,需要我们依据各个模块的业务处理原理,通过数据的有机组合、传递,设计出针对不同业务需要的处理流程,“销售提成”业务就是其中的代表。本文正是针对“销售提成”业务,设计出销售提成业务的处理流程,解决了ERP-U8系统中没有专门的“销售提成”核算系统这一问题。 
  [关键词] 用友ERP;销售提成;UFO报表;核算 
  doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 04 . 001 
  [中图分类号]F232 [文献标识码]A [文章编号]1673 - 0194(2011)04- 0002- 04 
   
  一、研究意义 
   
  随着信息技术的飞速发展,企业信息化水平成为企业综合竞争力的重要标志,信息化成为企业发展的必然趋势,ERP系统的出现为企业信息化的发展提供了必要条件。ERP系统是将物流、资金流、信息流进行全面一体化管理的信息系统。其在企业的广泛应用不仅提升了企业的管理水平,提高了企业效益,更有助于促进财务管理等企业各项管理工作的规范化。用友ERP-U8系统作为中国企业最佳经营管理平台的一个基础应用,包括总账、应收款管理、应付款管理、固定资产、UFO报表、销售管理、采购管理等功能,从不同的角度,帮助企业轻松实现从核算到报表分析的全过程管理。用友ERP-U8管理系统以全面会计核算和企业级财务管理为基础,以成熟、高效、低成本为核心价值,实现了购销存、会计核算和财务监控的一体化管理,满足了各级管理者对信息化的需要。 
  财务管理信息化是企业信息化的核心,ERP-U8系统能够顺利实现企业的日常财务管理,保障财务、统计信息的真实、准确、及时和完整。但对于一些特殊业务,ERP-U8系统中并没有专门的核算系统,需要我们依据各个模块的业务处理原理,通过数据的有机组合、传递,设计出针对不同业务需要的处理流程,“销售提成”业务就是其中的代表。本文针对“销售提成”业务,设计销售提成业务的处理流程,解决了ERP-U8系统中没有专门的“销售提成”核算系统这一问题;同时,使企业在遇到这一业务时,不必回归到手工处理,可以通过UFO报表直接在系统中实现,并且可以在需要时直观地看到不同业务员的提成,为企业的财务管理提供方便。 
   
  二、设计原理 
   
  基于用友ERP-U8系统现有条件,在核算销售提成业务的数据时,需要解决两个问题:一是收集数据,因为销售提成是按销售人员的销售额、销售回款额及销售商品的种类来确定的,所以在收集数据时,应按“销售人员”收集,把每个销售人员看成一个单位,针对销售员销售的不同商品、回款时间等乘以提成比例来进行统计;二是使用与提取数据,收集数据完成后,要想把统计出的数据通过编制UFO报表体现出来,就涉及报表中数据的提取问题,需要通过编辑函数公式来实现取数功能。为了解决上述问题,设计此业务时利用了用友ERP-U8系统中的两个重要功能,即:总账系统中的“项目核算”功能与UFO报表系统中的“账务函数”功能。具体分析如下: 
  (一)总账系统中“项目核算”设计原理 
  项目核算是指对被认为是专门的经营对象或核算对象的核算。比如企业中产品成本的核算,施工企业的施工项目核算均可被认为是一种项目核算。利用项目核算功能,一方面减少了科目的明细级次,另一方面增大了科目的明细反应程度,方便地实现了辅助核算科目立体交叉核算的要求。进行项目核算与管理的首要步骤是设置项目档案,项目档案设置包括增加或修改项目大类、确定项目核算科目、进行项目分类,并进行项目目录的维护。项目核算的特点是围绕一个专门的对象,将所有发生在该对象上的各种收支以项目辅助核算账的形式进行归集。 
  因为必须利用“主营业务收入”和“应收账款”科目核算销售人员的提成,所以将会计科目“主营业务收入”和“应收账款”设置为项目核算科目。然后,按销售人员进行项目分类,进而再对每一个销售人员销售的不同商品进行核算,这样在凭证的录入时,当凭证的科目为该科目时系统将要求录入或选择项目代码,当凭证记账后,项目核算的内容会反映到各明细账中。一个科目辅助核算的种类可能不只一种,因此允许定义多个种类的辅助核算,如本例中的“应收账款”辅助核算,同时选择了“客户往来”和“项目核算”,它们之间不仅不会发生冲突,反而实现了不同角度的分类与核算。 
  (二)UFO报表系统中“账务函数”设计原理 
  用友ERP-U8管理软件中的UFO报表系统是报表事务处理的工具。它与用友账务管理软件等各系统有完善的接口,具有方便的自定义报表功能、数据处理功能,内置多个行业的常用会计报表。本业务中所设计的UFO报表,是根据企业的实际情况,自定义的报表。在报表的设计中,定义单元格公式是关键,它关系到取数的正确与否,在此,通过编辑“账务函数”来定义单元格的公式,实现数据的提取与使用。通过“账务函数”取到的数据来源于总账系统和其他子系统,需要注意的是,只有在总账系统中已记账的数据才可以取数到UFO报表。在本例中,根据提取的比例与一一对应的关系,在编辑“账务函数”时,计提基数分两种情况: 
  (1)本月销售未回款的计提基数:“应收账款”所发生的净额/(1+17%),即:(本月销售额-本月销售已回款部分)/(1+17%),因为“应收账款”已设置辅助核算项目,所以,可以实现一一对应取数。 
  (2)本月销售已回款的计提基数:“应收账款”贷方发生额 /(1+17%)+“主营业务收入”的贷方对应的“银行存款”的发生额,同样需要根据辅助核算项目进行选择。因为企业回款形式存在“现结”等形式,所以计提基数要包括已收回的“应收账款”和未经过“应收账款”账户的“银行存款”。 
  另外,在处理销售提成业务时,也会用到供应链系统,但业务处理过程与普通销售业务处理几乎完全相同,都需要通过销售开票、收款单、销售出库、结转销售成本、销售收款结算等全过程处理。 
   
  三、销售提成业务设计 
   
  (一)案例资料 
  某公司有销售人员张三和李四,根据每月不同的销售额和回款额,公司给他们一部分销售提成,具体比例见表1。 
  下面是该公司8月上旬发生的销售业务: 
  业务1:8月3日 张三 销售计算机10台,单价6 500元; 
  业务2:8月4日 张三 销售1600K打印机5台, 单价2 300元; 
  业务3:8月5日李四 销售PⅢ芯片50盒,单价1 500元; 
  业务4:8月10日 李四 销售计算机5台,单价6 400元。 
  其中: 业务1――张三销售的计算机货款76 050元于8月4日到账; 
  业务4―― 李四销售的计算机货款37 440元为现结业务。 
  据此,在ERP-U8中进行账务处理,并编制关于业务员销售提成的UFO报表。 
  (二)组合功能设计 
  1.项目核算项目设置 
  本例将“主营业务收入”和“应收账款”两个科目设置辅助核算――项目核算,因为该功能可以实现多层级科目的分类,所以针对“主营业务收入”和“应收账款”都要按销售人员进行项目分类,进而再对每一个销售人员销售的不同商品进行核算,实现一一对应。对应关系如表2所示。 
  同时将“应收账款”科目设置为客户往来。 
  2.UFO报表设计 
  UFO报表系统中提供了种类丰富的专用函数,可直接从账务系统中提取数据生成财务报表,从而进行财务分析。 
  (1)在格式状态下,编制UFO报表,具体内容如图1所示。 
  (2)内容说明: 
  ①第一部分为提成比例表,这是已知数据,只需在“数据”状态下,直接输入数字即可; 
  ②第二部分为本月销售提成表,即计算不同业务员本月的销售未回款和已回款部分的提成,要用到“用友账务函数”,公式分别如下: 
  张三本月销售提成设计公式: 
  C10= JE("1131",月,,,"001","101","y")/1.17*C3 
  其含义为提取科目代码为1131(应收账款),客户编码为001(昌新贸易公司),项目编码为101(张三销售的计算机)的净额,除以1.17,即税前金额,乘以C3,即乘以“销售计算机本月未回款的提成比例”。同理: 
  D10= JE("1131",月,,,"001","102","y")/1.17*D3,E10= JE("1131",月,,,"001","103","y")/1.17*E3; 
  C11=FS("1131",月,"贷",,,"001","101","y")/1.17*C4+DFS("5101","100201",月,贷,,,,,"101",,"y")*C4 
  其含义为提取科目为1131(应收账款),客户编码为001(昌新贸易公司),项目编码为101(张三销售的计算机)的发生额,除以1.17,即税前金额,乘以C4,即乘以“销售计算机本月已回款的提成比例”,再加上提取科目为5101(主营业务收入)的贷方,项目编码为101(张三销售的计算机)对应的的100201(银行存款-工行存款)发生额,乘以C4,即乘以“销售计算机本月已回款的提成比例”。同理: 
  D11=FS("1131",月,"贷",,,"001","102","y")/1.17*D4+DFS("5101","100201"月,贷,,,,,"102",,"y")*D4 
  E11=FS("1131",月,"贷",,,"001","103","y")/1.17*E4+DFS("5101","100201",月,贷,,,,,"103",,"y")*E4; 
  李四本月销售提成设计公式: 
  C13= JE("1131",月,,,"002","201","y")/1.17*C3 
  其含义为提取科目代码为1131(应收账款),客户编码为002(精益公司),项目编码为201(李四销售的计算机)的净额,除以1.17,即税前金额,乘以C3,即乘以“销售计算机本月未回款的提成比例”。同理: 
  D13= JE("1131",月,,,"002","202","y")/1.17*D3;E13= JE("1131",月,,,"002","203","y")/1.17*E3; 
  C14= FS("1131",月,"贷",,,"002","201","y")/1.17*C4+DFS("5101","100201",月,贷,,,,,"201",,"y")*C4 
  其含义为提取科目为1131(应收账款),客户编码为002(精益公司),项目编码为201(李四销售的计算机)的发生额,除以1.17,即税前金额,乘以C4,即乘以“销售计算机本月已回款的提成比例”,再加上提取科目为5101(主营业务收入)的贷方,项目编码为201(李四销售的计算机)对应的的100201(银行存款-工行存款)发生额,乘以C4,即乘以“销售计算机本月已回款的提成比例”。同理: 
  D14=FS("1131",月,"贷",,,"002","202","y")/1.17*D4+DFS("5101","100201",月,贷,,,,,"202",,"y")*D4 
  E14=FS("1131",月,"贷",,,"002","203","y")/1.17*E4+DFS("5101","100201",月,贷,,,,,"203",,"y")*E4 
  (三)销售业务处理 
  销售提成业务处理过程与普通销售业务处理过程基本相同,具体处理流程如下: 
  (1)在销售管理系统中填制并审核销售发货单。 
  (2)在销售管理系统中根据发货单填制并复核销售发票。 
  (3)在应收款管理系统中审核销售专用发票并生成销售收入凭证,见图2。 
  (4)在库存管理系统中审核销售出库单。 
  (5)在存货核算系统中对销售出库单记账并生成凭证,见图3。 
  (6)在应收款管理系统中输入收款单并制单,见图4。 
  (四)提成运行结果 
  通过以上销售提成业务的处理,我们可以在总账系统中的科目辅助明细账中查询到主营业务收入和应收账款的明细账。如图5所示,一笔非现结计算机收入为65 000元,另一笔为现结业务收入65 000元,1600K打印机收入11 500元,PⅢ芯片收入75 000元。 
  由于本例业务较简单,同时为了验证UFO报表编制正确与否,现对这4笔销售提成的业务根据不同的销售人员手工计算出本月销售提成,如下: 
  张三:8月3日销售的10台计算机已回款,提成为:6 500×10×10%=6 500(元); 
  8月4日销售的5台1600K打印机未回款,提成为:2 300×5×2%=230(元); 
  本月销售提成合计为:6 500+230=6 730(元),与图7中F12单元格相等。 
  李四:8月5日销售的50盒PⅢ芯片未回款,提成为:1 500×50×2.5%=1 875(元); 
  8月10日销售的10台计算机已回款,提成为:6500×10×10%=6 500(元); 
  本月销售提成合计为:1 875+6 500=8 375(元),与图7中F15单元格相等。 
  综上,可以看出,手工计算的结果和报表生成的结果完全一致,从而证明报表编制正确,上述设计的销售提成业务的处理方法可行。 
   
  主要参考文献 
  [1]王新玲,汪刚.会计信息系统实验教程[M].北京:清华大学出版社,2006. 
  [2]常剑峰.利用用友总账和UFO报表实现企业成本核算[J].中国管理信息化,2008(3). 
  [3]刘锦萍.财务软件中辅助核算账的设置[J].财会月刊,2009(3). 
  [4]原永娟.总账与UFO相结合下的会计报表编制[J].山西财政税务专科学校学报,2006,8(2).
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